Wat kost maatwerk software? Een helder overzicht van kosten, keuzes en afwegingen

Als je op het punt staat om je bedrijf te professionaliseren met maatwerk software, dan is waarschijnlijk een van de eerste vragen: wat kost maatwerk software eigenlijk? En terecht — maatwerk software is vaak een grote investering. Tegenover die investering staat dat het een middel is om tijd te besparen, fouten te voorkomen en controle terug te winnen. In dit artikel zetten we op een rij wat maatwerk software kost, welke factoren de prijs beïnvloeden en hoe het zich verhoudt tot standaard softwarepakketten of webapplicaties.

Wat kost maatwerk software?

De kosten van maatwerk software lopen sterk uiteen. Afhankelijk van de complexiteit, het aantal gebruikers, gewenste functionaliteiten en koppelingen, ligt de investering meestal tussen de €7.500 en €30.000 voor het volledige softwarepakket.

Een eenvoudig systeem voor een intern proces kan vaak al onder de €10.000 gerealiseerd worden, terwijl een volledige bedrijfsoplossing met een klantportaal, automatische planning, voorraadbeheer en facturatie richting de €20.000 gaat. Wanneer het gaat om complexere systemen die bijvoorbeeld meerdere API calls met elkaar verbindt kan het tot €50.000 kosten. 

Veelvoorkomende kostenfactoren:

• Het aantal functies en modules
• De complexiteit van het bedrijfsproces
• Het aantal gebruikers en rollen
• De koppelingen met externe systemen (zoals boekhouding, agenda’s, API’s)
• Ontwerp, UI/UX en gebruiksgemak
• Onderhoud en eventuele doorontwikkeling

Hoeveel kost het om software te bouwen?

Bij het bouwen van software betaal je niet voor een algemeen, breed inzetbaar product uit de schappen, maar voor denkwerk, analyse en ontwikkeling.
Een softwareproject bestaat meestal uit de volgende fases:

1. Kennismaking en behoefte-analyse
2. Technisch ontwerp (architectuur, datastromen)
3. Ontwikkeling (back-end en front-end)
4. Testen en bijschaven
5. Oplevering en nazorg

Bij een efficiënt ontwikkeltraject met een partij die begrijpt hoe jouw bedrijf werkt, worden alleen functies gebouwd die waarde opleveren en waar jouw bedrijf behoefte aan heeft. Je betaalt dus niet voor overbodige knoppen of ongebruikte modules, zoals bij veel standaard pakketten.

Wat kost een standaard softwareprogramma of softwarepakket?

Standaard softwarepakketten lijken vaak goedkoper, met abonnementsprijzen van €50 tot €500 per maand, per gebruiker. Maar:

• Je hebt vaak meerdere pakketten nodig om je hele proces te dekken (CRM + facturatie + planning + projectbeheer…)
• Ze zijn vaak niet perfect op elkaar afgestemd, dus moet je data kopiëren of dubbel invoeren
• Veel functionaliteiten gebruik je niet, maar je betaalt er wél voor
• Aanpassingen zijn beperkt of onmogelijk
• Wanneer het bedrijf groeit, groeien ook de kosten voor de abonnementen - vaak exponentieel

Reken dus niet alleen het maandbedrag, maar ook het tijdsverlies, de frustratie en onzichtbare kosten van inefficiënte processen mee en denk aan de kosten van de toekomst (vaak kan je al zien welke andere abonnementen je kunt afnemen bij een software leverancier).

Wat zijn de kosten van maatwerk software op lange termijn?

Een groot voordeel van maatwerk is dat je geen doorlopende licentiekosten betaalt aan meerdere externe aanbieders. De software is van jou. Je kunt het later uitbreiden of aanpassen, bijvoorbeeld wanneer het bedrijf groeit, of de bedrijfsprocessen veranderen. In plaats van elke keer een nieuw systeem te zoeken, ontwikkel je je bestaande platform gewoon door.

Vaak is de investering binnen 1–2 jaar terugverdiend, puur op basis van:

• Tijdswinst (minder handmatig werk)
• Minder fouten en miscommunicatie
• Geen maandelijkse licenties voor 3–5 losse systemen
• Strategische focus doordat je wél overzicht hebt

En hoe zit het met webapplicaties?

De vraag “hoeveel kost het om een webapplicatie te maken?” komt vaak van bedrijven die bijvoorbeeld een klantportaal, bestelomgeving of interne tool willen bouwen.
Een webapplicatie is in feite maatwerk software — alleen met een nadruk op interactie via de browser.

De kosten voor webapplicaties liggen doorgaans tussen de €15.000 en €40.000, afhankelijk van:

• Of gebruikers moeten kunnen inloggen
• Of er real-time gegevens worden verwerkt
• Welke rollen en rechtenstructuur je nodig hebt voor gebruikers
• Koppelingen met externe systemen
• Het soort apparaat waarop het zal worden gebruikt

Wil je hier later dieper op inzoomen? We schrijven binnenkort een apart artikel over dit onderwerp.

Wat bepaalt uiteindelijk de prijs?

Samengevat: de vraag is niet alleen “hoeveel kost het?”, maar vooral:

• Wat wil je oplossen? 
• Wat levert het op? 
• Hoe snel verdien je het terug?

Maatwerk software kan duur lijken in vergelijking met kant-en-klare pakketten, maar het verschil zit in wat je ervoor terugkrijgt: snelheid, grip, schaalbaarheid en rust.

Meer weten over de kosten van maatwerk software voor jouw situatie?

We denken graag vrijblijvend met je mee over wat past bij jouw bedrijf, processen en ambities.
👉 Plan een gratis adviesgesprek – we laten je zien wat er mogelijk is, zonder verplichtingen.