Case study: van Excel naar maatwerk software

Veel ondernemers beginnen klein en zelfstandig, met uitgebreide, slim in elkaargezette Excel-bestanden en handmatige werkwijzen. Maar naarmate het bedrijf groeit, wordt het bijhouden van gegevens steeds tijdrovender, foutgevoeliger en frustrerender. Deze case study laat zien hoe één ondernemer overstapte van complexe spreadsheets naar maatwerk software – en binnen een jaar zijn investering volledig terugverdiende.

De uitdaging: handmatig, versnipperd en foutgevoelig

De ondernemer in deze case werkte in de kledingsector en was onderhevig aan seizoensinvloeden. Elk kwartaal moest hij bepalen hoeveel voorraad er moest worden ingekocht voor het komende seizoen. Een klus die op papier logisch was, tot het moment dat het bedrijf groeide en het in de praktijk een week per kwartaal kostte – vier tot vijf volle werkweken per jaar.Zijn proces zag er als volgt uit:

• Verkoopcijfers werden geëxporteerd uit zijn website
• Huidige voorraadcijfers kwamen uit een apart systeem
• Beide cijfers werden geïmporteerd en handmatig aangevuld in een Excel-bestand
• In die Excel stonden formules die rekening hielden met inflatie en seizoensinvloeden, allemaal door hem zelf ontworpen
• Elke productregel werd vervolgens handmatig nagelopen: klopt de voorgestelde inkoop? Moet dit naar fabriek A of leverancier B?

Naast dat dit proces enorm veel tijd kostte, had het meerdere risico’s:

• Fouten bij overtypen of kopiëren van gegevens
• Onbetrouwbare inzichten door verouderde (product)informatie
• Geen centraal overzicht van voorraad of seizoensstrategie
• Geen automatische koppeling met leveranciers

De oplossing: één systeem, ontworpen voor zijn werkwijze

Nodey ontwikkelde voor deze ondernemer een op maat gemaakt softwaresysteem dat het volledige proces automatiseert. Geen spreadsheets meer, geen losse exports – alleen nog inzicht, controle en rust.Wat we bouwden:

• Een dashboard met realtime verkoop- en voorraadcijfers
• Een instellingenpagina waarin seizoensfactoren en groeiverwachtingen per product konden worden ingesteld
• Een productoverzicht, waarmee hij in één oogopslag kon zien welke producten op voorraad moesten worden aangevuld
• Automatische berekeningen op basis van historische data, trends en ingestelde variabelen
• Exportfuncties voor communicatie met leveranciers

Het resultaat: binnen enkele minuten zag hij exact wat er moest worden ingekocht – en bij wie.

De investering: €9.000 – binnen een jaar terugverdiend

De totale investering in deze maatwerkoplossing bedroeg €9.000,-
Klinkt veel? Laten we eens in de financiële details duiken.

Elk kwartaal was hij een volle week kwijt aan dit proces. Dat zijn vier werkweken per jaar. Zelfs als je alleen naar manuren kijkt (stel: 40 uur x €75 = €3.000 per kwartaal), is dat een besparing van €12.000 per jaar. Maar dat is nog niet alles. Wat deze ondernemer óók won:

• Strategische ruimte: vier weken per jaar terug om te focussen op groei, productontwikkeling of klantcontact
• Betere inkoopbeslissingen door betrouwbare data en actuele inzichten
• Minder fouten en dus minder financiële risico’s
• Mogelijk fiscaal voordeel, aangezien maatwerk software als investering kan worden afgeschreven
• Professionalisering: een schaalbaar fundament voor verdere groei, zonder telkens terug te vallen op Excel

Conclusie: van overleven naar structureren

Deze ondernemer deed jarenlang alles zelf – met spreadsheets, losse exports en handmatige controles. Hij kende zijn bedrijf door en door, maar het proces begon hem in te halen.
Door te investeren in een systeem dat precies doet wat hij nodig heeft, heeft hij niet alleen tijd gewonnen, maar ook overzicht, vertrouwen en schaalbaarheid teruggekregen. 

Denk jij na over het automatiseren van een proces in jouw bedrijf?
Bij Nodey bouwen we alleen wat écht werkt voor jouw situatie.
👉 Plan een gratis adviesgesprek – dan laten we je zien wat maatwerk voor jouw bedrijf kan betekenen.